Neacontrol is ontwikkeld toen wij zelf onze ISO27001-certificering gingen behalen. En een ding wisten we zeker: we hadden geen tijd voor paniek en stress rondom iedere audit. Aangezien we zelf bedrijfsprocessen automatiseren, was de beslissing zo gemaakt om hier software voor te ontwikkelen. Die software heeft ons fantastisch geholpen rondom de certificering en heeft er tevens voor gezorgd dat we als organisatie gestructureerder werken en een veel betere kennisoverdracht hebben. Een beetje rondvragen in ons netwerk leerde ons dat wij niet het enige bedrijf waren dat moeite had met kennisoverdracht en gestructureerd werken. Het leerde ons ook dat maar weinig bedrijven software gebruiken om hun beleid en processen in vast te leggen en te borgen. En het leerde ons dat de stress rondom audits nog alomtegenwoordig is. Wij gunnen ieder bedrijf de ontspanning die wij hebben rondom onze audits, dus werd het tijd om onze software aan te bieden aan andere organisaties.

De software is ontwikkeld om volledig in control te zijn als het gaat om de naleving en uitvoering van beleid. Afhankelijk van de wensen van uw organisatie kunt u een abonnement op de basisinrichting aanschaffen en een aantal modules toevoegen. Onderstaand worden aangegeven welke functies de modules hebben met een link naar de module-pagina, waar de functionaliteiten in opgesomd staan. Bent u ook klaar met de stress rondom de audits en bent u er klaar voor om in control te zijn? Neem dan contact met ons op.

Met de basisinrichting wordt het beleid in neacontrol gezet, inclusief het versiebeheer, en richt u processen in die horen bij de uitvoering van het beleid. Die processen maakt u op door middel van een flowchart, die door de gebruikers gevolgd kan worden. De processen zijn zo ontwikkeld dat het mogelijk is om de uitvoering van een proces te onderbreken en later te vervolgen, zonder opnieuw te hoeven beginnen. Alle activiteiten worden gelogd, zodat er geen speld tussen te krijgen is of een proces is uitgevoerd en door wie.

In de basisinrichting zit een dashboard met de laatste wijzigingen en het volledige gebruikersbeheer, met rollen en bijbehorende rechten, maken ook onderdeel uit van deze basisinrichting.

Meer weten?

Veel standaarden, waaronder ISO, zijn risicogedreven. Ze gaan ervan uit dat u alle risico’s in kaart brengt en hier beheersmaatregelen voor inricht. Met de risicomodule bent u in staat om alle risico’s in uw organisatie in kaart te brengen en kunt u hier een weging aan geven. De risico’s met de hoogste kans dat ze zich voordoen en met de grootste impact, worden daarmee eenvoudig zichtbaar gemaakt. U kunt met uw organisatie in een opslag zien voor welke risico’s u als eerste controls moet inrichten.

Vanuit de risicomodule koppelt u de procedures en kunt u incidenten aanmaken, de oorzaak van het incident onderzoeken en een implementatieplan opstellen.

Meer weten?

Met de module taken en tickets kunt u ervoor zorgen dat eenmalige of periodieke taken worden toegekend aan gebruikers. Hiermee borgt u de uitvoering van uw beleid. Indien in uw beleid staat dat een procedure twee keer per jaar uitgevoerd moet worden, dan kunt u hiervoor een periodieke taak in neacontrol zetten en toekennen aan een of meerdere gebruikers. Wanneer de taak uitgevoerd moet worden, krijgt de gebruiker hier een melding van. De gebruiker voert de taak uit en meldt de taak af.

Met tickets kunt u wijzigingsvoorstellen, verbeterpunten of afwijkingen constateren en toekennen aan een gebruiker. Indien tijdens bijvoorbeeld een audit een afwijking is geconstateerd, dan kunt u hier een ticket voor aanmaken en een gebruiker opdracht geven om de afwijking op te pakken. Op deze manier borgt u de leercurve van uw organisatie.

Meer weten?

De module kennisbank en bedrijfsmiddelen stelt u in staat om relevante documenten te delen met gebruikers. U kunt categorieën aanmaken binnen de kennisbank, waar u documenten aan toekent. Bij het toevoegen van nieuwe documenten kunt u een gebruiker of een groep gebruikers een extra notificatie sturen per mail dat het document is toegevoegd, om ze extra te wijzen op dit nieuwe document.

In het onderdeel bedrijfsmiddelen kunt u op basis van een ruimte al uw bedrijfsmiddelen inventariseren en bijhouden. Desgewenst kunt u tevens onderhoudscycli per bedrijfsmiddel invoeren en indien u tevens de module taken en tickets hebt aangeschaft, kunt u hier weer een (periodieke) taak voor aanmaken.

Meer weten?